Попросили организовать семинар. Научите, плиз :)

Один крупный российский продавец светодиодных светильников с целью продвижения своего товара на беларуском рынке обратился с просьбой организовать проведение семинара (часа на 4) на тему ознакомления заинтересованных лиц нашего региона со своей продукцией.

Помещение, аппаратуру, проектор я нашел.
Демонстрационный стенд с образцами они передадут, тех. литературу и материалы тоже.
Список участников разрабатываю. Приглашения им разошлю, уведомлю по телефону или лично.
Кофе-паузу обеспечу.
Райдер гостей тоже.

Что еще надо учесть?
Какое меню для кофе-брейк выбрать?
Уместны ли будут презенты участникам? Если да, то какие (памятуя специфику семинара)?
Удачно ли выбрано время проведения семинара - четверг 13:00?
... ?
Сколько денег просить за свои услуги по организации?

Спасибо!!!

Саша в этом тебе точно поможет Aleksa
он все время организовывает презентации Хонд в Украине  
тел отправил в ЛС.

Хонды и светодиодные светильники, как бЭ разные вещи!

З.ы А самое главное- НАУЧИТЕ(мафиози)
   А сколько денег брать за свои услуги
   

Yuriy_86, Молодой человек, мне не совсем потянен смысл Вашего поста.
Что Вы имеете сказать по теме моего вопроса?

Yuriy_86, Саня человек не бедный, так что рядить за подсказки нужно по полной, по-братски, так сказать...
Да и не сделал он ничего для Мафии, да и человек новый... да и ваще...

Aleks_Gomel, на самом деле у вас все готово, или почти все.
Кофе пауза - одна. БОлее ее не надо, как раз люди пару часиков покемарят, попьют кофе и снова покемарят.
ДЛя кофе паузы надо: собственно кофе - хорошо если будет кофе машина, на крайняк расстворимый, чай (для тех кто кофке не пьет - надо черный и зеленый. Самые простые, без ароматизаторов и добавлений типа жасмин. Печеньки небольшие, иливафельные конфеты.
Минеральная вода. Обязательно чтоб было минимум по бутылке на каждого гостя - расчитывайте по 0,5 на каждого. Минералку они с собой возьмут, и будут попивать, слушая лектора.

Added after 4 minutes:

Далее: сахар - рафинад, иначе будет рассыпан везде где только заблагорассудится.
Одноразовые стаканчики, чашки, одноразовые ложки или мешалки. Побольше салфеток.
Да, расчитайте кипяток: по 200 мл на человека, чтоб был, и людям не надо было ждать пока чайник закипит.
Также стоило бы взять сок, какой- нидь простой, без изысков, т.к. могут попастся и те, кто не пьет ни кофе ни чай.

Added after 4 minutes:

По объему: 50 грамовой банки кофе хватает на 1 кофе паузу на 16 человек. Соответственно надо и по 1 пачке чая в пакетиках. Сахар - 0,5 кг упаковка. Печенек - по 50 гр на человека, тоесть в районе 1 кг. Не удивляйтесь, его сожрут все. Можете взять разного мелкого, или в небольших мачках. Можно взять например песочное или галетное.
Конфеты - это "Мишка на севере".

Также надо озаботиться, чтоб вода была и у лекторов.
Да, и столик с кофе-паузой - лучше накрыть одноразовой скатертью. Чище потом будет.

Added after 1 minutes:

Пару важных моментов:
1. Урна для мусора. Желательно и даже очень - чтоб была большая, т.к. стаканчиками мелкое ведро забросают в секунды.
2. Как ни смешно - но туалетная бумага. Т.к. в некоторых арендуемых помещениях иногда с этим проблема

Added after 5 minutes:

По раздатке:
помимо готовящихся каждому учаснику материалов - каждого надо обеспечить ручкой и блокнотом (я еще и папки такие специальные давал - там и ручка и блокнот и писать удобно). Посему, как подарок - можно дать каждому сувенирку от заказчика семинара: это и нужно и полезно, а также как подарок. Если такой сувенирки нет - плохо. Хотя бы кульки фирменные чтоб были, чтобы весь семинарский гамбуз человек мог туда засунуть.
Еще по подаркам - всякая сувенирная ерунда: флажки, ластики, кепки, сумки - прочее.
Если этого ничего нет - то простое впаривание какой-то фигни в качестве подарка - будет выглядеть тупо. Потому как человек задастся вопросом - накуя мне это надо. А сувенирка будет живым напоминанием мероприятия.

Franse, ну я презентации для дилеров организовываю, а они если че -поймут, а если не поймут - отключим газ  

Трудно что-то советовать не зная что за люди будут и требуемый уровень организации, может для данного предпртиятия всего вышеперчисленного с головой хватит.  

Можно было бы добавить еще встречу гостей, пару милых девушек ), кто регистрировал гостей и раздавал материалы.
Если место удаленное, то можно было бы организовать встречу и трансфер гостей на место (но опять же от готсей зависит, может все люди состоятельные, на авто)

Также можно еще организовать Welcome coffee, чтобы было чем заняться, тем кто ожидает начала ), ну и не все может успеют пообедать если в 13.00 начало По кофе паузе -опять же трудно, что-то посоветовать, я выбираю то, что мне нравится и поразнообразнее, чтобы небыло унылого печенья с чаем. 4 часа времени много и людям было бы неплохо подкрепится, поэтому вместо кофе-паузы сделать что-то вроде мини-фуршета с салатиками, нарезками, выпечкой, и прочим )). Хотя потом никто толкоом слушать не захочет )). Но опять же все зависит от уровня мероприятия и бюджета.

Также можно еще сделать брендирование места проведения, презенты думаю будут уместны, но опять же учитывая контенгент собравшихся. Могут быть просто милые брендированные сувенирчики, можно флешки с материалами, и т.д.

По поводу оплаты - зависит от размера бюджета, 12-14% от бюджета с торгом в пару процентов плюс накладные расходы.

Редаговано: Aleksa (20-06-2012 18:10)

Еще момент по времени.
Лучше семинар организовывать на 9, чтобы к часу люди уже освободились. Тому есть 2 оправдания:
1 - лето, и в 13.00 - жара. Кстати проследите, чтобы было нормальное проветривание - если нет кондиционера - то хоть пару вентиляторов.. Важно также, чтобы помещение находилось не на солнечной стороне здания.
2. с утра думается лучше, и как раз, люди освободятся - и на обед. Можно кстати и обед организовать - договорившись с каким-то рядом-стоящим кафе.
А вот с часу - жара, многие будут непообедавши... Тошно.

Added after 4 minutes:

По оплате услуг. Я так понимаю, семинар - бесплатный Но за материалы, аренду, кофе-паузы - денег с заказчика нужно взять, предоставив ему для верности чеки, если на то будет его желание. А вот отдельно посчитать свои услуги будет затруднительно. Поэтому вам надо учесть все затраты времени на организацию семинара в часах, и взять ну к примеру как в Киеве - от 16 до 22 долларов за час, учитывая и сам семинар.
Походу может получиться на долларов 150 - 250. Если мало, обоснуйте цену сами, но только так, чтоб заказчик не отказался проводимть семинар в последний момент сетуя на ваши условия

Видно что у нас  с ua, разные подходы. Я еще обязательно требую посуду стекло и керамику, никакого пластика )), по второму посту согласен, но если люди есть приезжие, то на 9 утра не все смогут успеть. А заканчивать обедом тоже как-то не очень для незнакомой публики ( я имею ввиду между собой) им и поговорить за обедом будет неочем ), поэтому я за питательный перерывчик

ua, ок.
- сам семинар будет проходить в здании, являющимся памятником архитектуры, оно только что после многолетнего ремонта открылось. Интерьеры там богатые и помпезные, впечатление производят. В зале (это бывшая бальная зала) будет только семинар,
- кофе будет в специально для этого предназначенном буфете,
- по организации кофе-паузы владелец здания настоятельно рекомендует обратиться к услугам узкозаточенной конторы (последнее время подобные семинары в этом здании проходят часто и эта контора уже поднаторела на обслуживании их брейков). Я к ним и обращусь,
- услуги по уборке помещений после семинаристов включены в стоимость аренды.

Так как некоторым тут кажется, что в оргвопросах я полный профан, поставим вопрос по-другому:
- что можно сделать/предложить/учесть такого, чтобы планируемый семинар стал запоминающимся, непохожим на другие, получился с изюминкой? Надеюсь, Вы меня понимаете
Если это не коммерческая тайна, поделитесь, плиз, подобными фенечками!

Aleks_Gomel, это во многом зависит от умения презентатора поддерживать интерес у аудитории.  

А вообще тест-драйв на Чайке очень классная фенечка  

Та легко. Каждому участнику по светильнику. Вот и запомнится Люди у нас обычно простые, и на халяву падки

Если кофе-паузы будут обслуживаться - то чего спрашивали? Я бы не строчил столько

Дааа, тут не поспоришь
На счет лектора/презентатора - согласен! Он и есть главный штуцер Но читать семинар буду не я, здесь я буду выступать лишь как организатор. Вот и продумываю, в чем может отличиться организатор.
Идея со стрип-герл со светодиодами на сосках и на светодиодных шестах, конечно, хороша, такОе надолго запомнят Но тогда семинаристам уже будет не до светильников

Для простого бсплатного семинара подойдут и одноразовые стаканчики. Конечно, это не касается внутрикорпоративных мероприятий. ПРи этом, правда печеньки - на нормальных блюдах или тарелках, это да.
А что ж до трудностей перевода то, позволю заметить, что совчестное 4 часовое пребывание, да + кофе пауза - только раскрепостят людей, ну и + новые связи, контакты... часто удачно.
У меня никогда не было случая, чтобы незнакомые люди за обедом как-то стеснялись.
Но суть в принципе не в этом.

Про обслуживание кофе-пауз только сейчас по телефону зам.дир. того заведения сказал.
А про "каждому по led-светильнику", имхо, реализуемо: по светодиодному фонарику в виде брелока. О, сейчас предложу эту идейку производителям
И что еще можно придумать?

Aleks_Gomel, брелок-фонарик от производителя светильникив - это жлобство. К копеечному фонарику просто необходимо какой-то дешовый светильник.
А еще куча сувенирки.

ua, хм, спросил сейчас у них, раздают ли они какие сувениры на семинарах в России? Удивились, нет, говорят. Я попросил их продумать что-то для Беларуси. Мол, тут, типа, как папуасы, на блестящее падки Обещали подумать...

Added after 1 minutes:


ну, не то чтобы производители они. Торговцы качественным китаем.

Aleks_Gomel, я как то был на презентации марки Massive в Чехии, так там перед залом презентации создали инсталяции с функциональными уголками жизнедеятельности человека (жилая комната, кабинет, детская и т.д). И когда шел через инсталяции сразу представлял как эти лампы красиво сочетаются с интерьером. Можно сделать например светомузыкальное шоу из ламп под музыку  

Franse, Лёша, спасибо! Да, инсталяция нужна, и она будет (в меру возможностей).

Aleks_Gomel, вот то что тебе нужно! Очень креативно и не очень затратно http://www.i-free.com/industry/blog/neblondinko/4269